对设计企业合同管理的思考

    设计企业把加强合同管理，提高合同的履约率作为提高企业经济效益的重要措施。但是，一些设计企业在合同签订中，仍然存在一些问题，主要表现在三个方面：一是合同签订行为不规范。有些合同条款不完备，约定不明确，权利义务表述不清，合同目的难以实现；有些交易只是业务人员通过电话进行口头约定，双方没有签订书面合同这样一旦发生纠纷，难以维护自身合法权益。二是合同履约率不理想合同签订后，由于未能全面履行合同义务，导致承担违约责任；发现对方不履行合同时，自我保护的意识淡薄，不能及时采取有效手段向对方提出异议，要求对方全面履行合同或者变更有关条款，最终无法实现合同目的。三是合同纠纷处理不及时。出现合同纠纷后，不能及时采取有效措施或者通过法律途径向债务人追索债权，贻误诉讼时机，甚至超过诉讼时效，使得债权不能得到有效的保护，造成企业的经济损失。

    在市场经济条件下，设计企业为了实现经营战略目标，保障其生产经营活动的正常进行，对外签订了大量的合同。企业签订合同的行为属于民事法律行为，合同所确立的是一种民事法律关系。由于合同本身的法律特征，决定了企业合同管理不同于企业的人事、财务等管理工作，它已超越了企业自身的界限，涉及大量的法律法规等问题。所以企业应当建立相应的法律事务机构或经营部门作为合同管理的主管部门，并授予其相应的管理权限。企业签订的合同必须经过法律事务机构或经营部门的审核，涉及企业投资、联营、兼并、产权转让、融资租赁、基建工程等重要合同应有企业法律顾问参与调查、谈判和签约，法律事务机构全权负责此类合同的签订、履行以及纠纷的处理等。另外，由于合同涉及到企业人、财、物、产、供、销等各个方面，按照设计企业内部职能划分，大量的工程设计合同都是由生产经营直接签订。因此企业的合同管理应当采取法律事务机构或经营部门统一管理相结合的模式，形成统一领导，使合同管理工作更加规范、科学、合理。同时要明确各自的管理职责，法律事务机构或经营部门作为企业合同的主管部门，对合同的签订、履行、纠纷处理负有指导、监督和检查的职责；合同签订和履行，定期向企业合同主管部门报送合同统计报表，汇报合同签订和履行情况。设计企业应提高合同法律意识，使合同管理工作切实做到机构、人员、制度三落实，不断完善有效的合同管理体系。

3.1建立健全合同管理制度

    设计企业应当据实际情况，制定切实可行的合同管理制度，使合同管理工作有章可循，更加规范化、科学化。设计企业合同管理制度主要包括：合同管理机构及其职责，合同前期调查和谈判、合同签订和审查、法人授权委托办法、合同专用章管理、合同履行与纠纷处理、合同档案管理、合同管理人员培训、合同管理奖惩考核等。企业通过建立健全合同管理制度，做到管理层次清楚、管理职责明确、管理程序规范，使合同的签订、履行、纠纷处理都处于有效的控制状态。

3.2加强对合同管理人员的培训和考核

    合同管理人员业务素质的高低，直接影响到企业合同管理的质量，企业应当重视合同管理人员的培训和考核工作。企业可以通过定期为合同管理人员提供培训的机会，提高合同管理人员的法律意识，使其掌握相应的合同法律知识和签约技巧，提高业务素质和工作能力。同时，企业应建立有效的激励与约束机制，实行合同管理人员的竞争上岗和定期考核制度，增强合同管理人员的事业心和责任感，进一步提高企业合同管理工作的质量。

3.3加强对重大合同的审查管理

    目前，设计企业的重大合同主要：经营合同、对外投资合同、企业购并合同、设备采购合同、工程施工合同、技术改造、技术引进合同、融资租赁合同、产权转让合同等内容。企业应把这些对生产经营和经济效益有重大影响的合同单列出来，作为重点管理对象，对合同的项目论证、对方当事人资信调查、意向性谈判、合同文本起草、修改、签约、履行，合同的变更或解除、合同纠纷的处理，法律事务机构应当全程参与，进行动态管理的控制、降低合同风险，提高合同履约率，维护企业合法权益。

3.4加强对合同履行的监督管理

    签订合同的目的是为了保障合同的履行，防止纠纷的发生，实现合同权益。企业法律事务机构或经营部门应加强对合同履行的监督管理。对履行周期长、标的额大、复杂疑难的重大合同实行计划履行、定期报告制度，及时发现和解决履行过程中出现的问题。企业法律事务机构应全面掌握各类合同的履行情况，及时分析合同履行中的不利因素，适时运用撤消权、变更权、不可抗辩权等法律手段，制定应对措施，指导和帮助业务部门排除履行障碍，防止违约行为的发生。

3.5严格按合同进行设计

    设计人员应严格按国家有关设计深度规定和发包人提供的设计任务完成设计工作，并严格按发包人的时间要求提供设计成果及文件。一是发包人按合同规定的时间向设计人提供准确的资料及文件(15天以内），设计人按合同规定交付设计文件时间顺延，规定期限超过15天以上时，设计人员有权重新确定提交设计文件时间；二是设计人应按国家技术规范、标准、规定及发包人提出的设计要求进行设计，并对其终身负责，设计合理使用年限为50年，设计人应保证每个阶段所设计的内容符合并通过规划、建委、环保、绿化、人防经济指标等相关部门的审查；三是在合同履行时，发包人要求终止或解除合同时，设计人未开始设计工作的，不退还发包人已付的定金，已开始设计工作的，发包人应根据设计人已进行的实际工作量，不足一半时，按该阶段设计费的一半支付，超过一半时，按该阶段设计费的全部支付。由于发包人的原因而使设计工作延误所带来的后果由发包人负责，由于设计人员过错致合同提前解除、终止，设计人应双倍返还定金和已付设计费用。

3.6将设计保险加入设计合同条款、量化违约责任及赔偿

   《建设工程设计合同》设计人员对设计资料及文件出现遗漏或错误负责修改或补充。但并未提到由于执行错误的设计造成返工的损失应当如何赔偿。《建设工程设计合同》还规定，由于设计人员错误造成工程质量事故损失，设计人应根据损失的程度和设计人责任大小向发包人支付赔偿金。但是，一旦造成工程设计事故，其赔偿金往往超过设计人的注册资金，使赔偿难以实施因此，建设工程设计责任保险按其保险标的不同，分为综合年度保险单项工程保险、多项工程保险三种工程设计单位在承揽项目中，根据项目的大小，选择保险种类，加入设计合同条款中。

3.7采取有效措施解决合同纠纷

    合同是当事人之间依法确定变更、终止民事权利义务关系的协议。合同生效后，合同当事人必须全面履行合同义务，如果违约要承担支付违约金，赔偿损失或强制履行等法律后果。为此，企业在签订合同时应选择合适的违约责任和纠纷处理条款。合同纠纷出现后，应当尽快与对方当事人协商解决。协商不成时，企业法律事务机构要及时采取有效措施通过仲裁或诉讼来解决，必要时申请法院采取财产保全措施，避免企业的经济损失。应当注意的是，企业在处理合同纠纷中如果发现合同诈骗的证据，协助司法机关快速侦破案件，挽回企业的经济损失。

    总之，合同管理是设计企业经营管理中的一项重要内容，采取切实可行的措施，加强企业合同管理，确保合同的实施，提升企业的管理水平，促进企业可持续发展。