如何建立企业合同管理制度

  发布时间：2009/12/16 15:16:49 点击数：

导读:一、明确合同管理机构大、中型企业通过法律事务机构作为统一的合同管理机构，配备专职的管理人员进行合同管理是最佳选择；小型企业则可指定某个综合部门如计划科、经营科负责合同管理工作，并视需要配备专职或兼职的…

一、明确合同管理机构
大、中型企业通过法律事务机构作为统一的合同管理机构，配备专职的管理人员进行合同管理是最佳选择；小型企业则可指定某个综合部门如计划科、经营科负责合同管理工作，并视需要配备专职或兼职的管理人员。
在合同管理体制上，应采取统一归口管理与分类专项管理相结合的形式。即由企业法律事务机构全面负责企业合同管理的各项工作，对本企业的合同实行统一管理。同时，在企业的销售、供应、基建、技术、设备等有合同业务的部门，视需要设专职、兼职合同管理人员，分类专项管理本专业的合同。
二、明确合同管理机构和人员的职责
根据有关法规、规章及现实生活中的做法，企业合同管理机构、管理人员及合同承办人员应分别履行如下职责：
（1）合同管理机构的主要职责
①制定具体的合同管理制度；
②宣传有关法律、法规和专业知识，总结推广合同管理工作经验；
③承担直接管理的有关业务工作；
④审查合同，防止不完善或不合法的合同出现，制止单位或个人利用合同进行违法活动；
⑤监督、检查有关部门签订、履行合同的情况，并定期向本单位负责人汇报；
⑥代表本企业参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动；
（2）合同管理人员主要职责
①协助合同承办人员依法签订合同，参加重大合同的谈判、起草与签订；
②审查合同，防止不完善或不合法的合同出现；
③检查合同履行情况，协助 合同承办人中处理合同执行中的问题和纠纷；
④会同合同承办人员输有关合同文书，并负责建立合同档案；
⑤制止不符合法律、法规规定的合同行为，并及时向合同管理机构和单位负责人报告；
⑥依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。
（3）合同承办人员的主要职责
①代理企业在授权范围内签订、变更、解除合同；
②提请有关方面审查其经办的合同；
③检查所签订合同的履行情况；
④及时向合同管理人员通报合同在履行中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，必要时可直接向单位负责人汇报；
⑤依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；
⑥保管好合同文本及与履行、变更 、解除合同有关的文件，及时交送合同管理人员归档。
三、建立健全企业各项合同管理制度
企业法律事务机构应根据国家有关法律、法规，结合本单位的实际情况，制定各项合同管理制度。
（1）合同归口管理制度
合同归口管理制度即对企业合同实行由企业法律事务机构全面、统一管理的制度。内容包括确定合同管理机构及其职责；规定合同管理的原则和基本内容；规定合同签订、履行、变更、解除的程序和要求；规定合同管理人员和合同承办人员的岗位资格要求以及对合同管理人员与合同承办人员的考核奖惩等。
（2）合同分类专项管理制度
企业法律事务机构应根据本企业合同的种类和特点，在合同归口管理制度的基础上，制定各类合同的分类专项管理制度。包括专项管理机构和管理人员及其职责；管理原则、程序和要求；对管理人员的考核、奖惩等内容。
（3）合同授权委托制度
企业对外签订合同，应由其法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以企业名义对外签订合同。
法定代表人授权代理人签订合同，必须采用书面形式，由法定代表人签发授权委托书，规定明确的授权范围、代表权限和有效期限。
（4）合同的审查制度
合同的专业性、法律性很强，内容复杂，特别是一些重大合同，能否正确地签订履行，对企业关系极大。因此，必须经过审慎、严密的审查，方能对外签订。合同的审查制度就是规定企业各有关部门在合同审查中的职责、审查程序、审查内容、审查标准、审查时限，保证合同正确签订履行的制度。
（5）合同的公证制度
在订立一些重大合同时，可依法办理公证，以使合同更具合法性、证据力，使合同内容趋于完备，为合同顺利履行打好基础。为此，企业法律事务机构应制定相应的管理制度，加强对合同公证工作的管理。
（6）合同专用章管理制度
合同专用章是企业签订合同时专门使用的印章。合同专用章使用管理制度的主要内容包括：企业签订一切合同都必须使用合同专用章；合同专用章由专人使用、保管；合同专用章应由合同归口管理部门编号、备案；合同专用章刻制的申请、审批手续；对滥用合同专用章或合同专用章管理不善的责任者的处理等。
（7）合同台帐及统计报表制度
合同台帐及统计报表制度，即建立合同管理台帐及有关统计报表，对合同编号、标的类别、标的名称、双方当事人、标的的规格和数量、交付期限、执行记录、欠交数量等情况进行登记，以便随时掌握合同订立及履行情况。
合同台帐主要有：合同执行情况进度表；合同签订情况进度表。
（8）合同归口档制度
必须制定严格的归档制度，妥善保管合同。合同依法签订后，合同承办人员应将合同正本交单位合同管理人员保管，合同副本留承办人员备用，必要时抄送、抄报有关部门；合同管理人员对已经生效的合同要编号登记，逐个建立档案，与合同有关的文书也要附在合同卷内归档；履行完毕的合同，按会计档案保管期限保管。
（二）直接管理合同业务
由企业合同管理部门直接管理的合同业务包括以下几个方面：
（1）授权委托书的管理
签订合同的授权委托书是由法定代表人签发的授权合同业务人员代表企业签订合同的资格证书。合同业务人员必须经过严格的法律及合同业务知识培训并考试合格，同时具备相应的政治素质，方可取得该委托书。
授权委托书必须明确代理人的姓名、单位名称，代理事项、代理权限和有效期限，由法定代表人签名并且加盖企业公章。合同业务人员的授权范围应由企业法律事务机构提出审核意见报企业领导人确定，还应与业务人员的工作岗位职责相一致。授权委托书的印制应由企业法律事务机构统一管理。
合同承办人员外出签订合同应持有授权委托书，无授权或授权不明不能签订合同。
（2）合同专用章的管理
合同专用章的管理主要有以下内容：
①合同专用章的刻制应由企业法律事务机构审查并经企业主管领导同意，然后到当地公安机关办理审批手续。
②建立合同专用章使用台帐，对合同专用章的使用情况进行登记。
③建立相应的合同专用章管理制度。
（3）建立合同管理台帐及统计报表
企业法律事务机构对直接起草、审查的合同，应建立合同管理台帐及统计报表，对合同签订、履行、变更、解除、纠纷等情况进行登记。
（4）对起草和审查的合同进行归档
企业法律事务机构对起草和审查的合同应交合同管理人员逐个建立档案，与合同有关的文书、电报和图表及企业法律顾问出具的法律意见书也要附在合同卷内归档。
（5）宣传合同法律知识，培训合同业务人员
合同业务人员，是企业经营活动的主要经办人，必须掌握合同法律知识，懂得如何依法订立、履行合同，如何正确解决合同纠纷。企业法律事务机构应结合国家普法教育，作好合同法及相关法律、法规的宣传与贯彻工作。对从事合同管理及供销工作的业务员，应进行岗前学习培训。
（三）对合同管理情况进行监督检查
监督检查的内容主要有四个方面：
（1）对合同法及有关合同法规、规章在企业中贯彻执行的情况进行监督检查，对违法违纪的合同行为及时制止、纠正，以保证国家法律、法规的贯彻实施。
（2）对企业合同管理制度的执行情况进行监督检查，对违反制度的行为及时制止、纠正，并严格考核，对合同管理中出现的新情况、新问题进行分析研究，不断修改、完善各项合同管理制度。
（3）对签订、履行合同的情况进行监督检查，预防合同纠纷的发生，提高合同履约率。为了提高合同的履约率，减少合同纠纷，维护企业合法权益，企业法律顾问对企业合同的签订必须认真监督检查，严格把关，发现违法违纪、损害企业利益、社会公共利益的签约行为，应及时加以纠正和制止。合同生效后，要及时检查履行情况。对履行中出现的问题，要及时调查处理。如果发现合同确实不能履行，应及时采取补救措施，减轻或者避免损失，并按照法律规定追究违约者的责任。
（4）对合同纠纷的解决情况进行监督检查。合同发生纠纷时，企业法律事务机构应及时提出解决的办法，直接或协同有关业务部门进行处理，并对纠纷解决情况进行跟踪检查，发现损害企业合法权益的行为，应及时加以纠正和制止。