对中小型软件企业合同管理的若干思考

  发布时间：2009/12/16 15:21:27 点击数：

导读:随着我国信息技术的发展和国家对信息系统建设的大力扶植，国内涌现了一批新的软件企业，这些企业迅速的成长和发展。十七大的召开，将信息化提升到我国后阶段发展的重要策略，给整个IT业，尤其是软件产业带来了巨大的机…

       随着我国信息技术的发展和国家对信息系统建设的大力扶植，国内涌现了一批新的软件企业，这些企业迅速的成长和发展。十七大的召开，将信息化提升到我国后阶段发展的重要策略，给整个IT业，尤其是软件产业带来了巨大的机遇。但是我国目前大部分的软件企业规模不大，还处在发展壮大的期间，综合实力和管理水平低下，和国外的软件企业相比差距太大。主要表现在合同体系不健全、合同管理水平低、人员素质较低。在软件开发中，不慎签订一个的合同就有可能导致企业面临破产的窘境，因此，中小型的软件企业必须加强对合同管理的研究、加强对控制合同风险对策的研究，以提高企业的抗风险能力，确保在日益竞争的软件市场上求生存、谋发展。

1、  中小型软件企业合同管理的现状

1.1 合同法律意识淡薄

        分析过去中小型软件企业经营中出现的问题，我们不难发现：软件企业的经营运作还不规范，企业法律意识不强，尤其是缺乏强烈、敏锐的合同法律意识。软件企业往往不通过严格的招投标程序，就签署巨额的软件开发合同，在软件开发合同的制定过程，往往没有参考标准，将订立合同流于形式，对合同条款不作仔细推敲，对项目范围、违约责任、违约条件等不作具体明确的约定，订立的合同非常简单，内容缺乏、条款不全、责、权和利不明，甚至在合同中承诺一些不可能实现的功能，为软件合同纠纷、合同损失和经济风险留下了隐患。

        订立合同形同虚设，合同风险不言自明。在合同履行期间，合同管理工作更不规范，往来函件、需求变更缺乏必要的记录和保管，发生问题后扯皮不断，相互推委。更有甚者，有些软件企业在获得软件开发项目时不采取投标方式，而是采取行贿方式获得软件开发合同或是在投标报价过程中相互串通，有意哄抬开发价格。在获得软件开发合同后，有些开发商随意将软件开发中的模块开发工作外包给个人或者其他的公司，增加了软件开发的风险。
 

1.2 合同管理职能工作缺乏足够的重视 

        很多软件企业的管理层，不能从战略高度分析和认识合同管理对企业生存和发展的重要意义，缺乏对合同管理职能的重视。大多数中小型软件企业没有设立专职的合同管理部门和人员，没有建立严格的合同管理制度和规范的工作程序，无法从整体上分析和把握合同的确切状态及应采取的合同措施，合同管理漏洞百出。对多年来积累的有关合同管理的经验教训，缺乏系统的搜集、整理和分析，已有的经验教训不能指导今后的合同管理工作，常常为同样失误重复地交“学费”。

        这类企业合同管理工作执行的深度和质量往往依赖于具体合同管理人员的素质水平和本身所具有的经验，项目现场合同文件管理混乱，大量无效、错杂的合同文件既干扰了合同管理人员的分析和判断，又不能为合同管理提供有力的合同依据，特别是由于难以保证合同管理中关键性环节的全面实行，发生遗漏或工作失误则会导致重大合同失误，形成合同风险。同时，项目合同管理人员缺乏有效的监控措施和控制风险的对策，也容易滋生各种腐败。

1.3 合同文本存在众多缺陷

        中小型软件企业签署的合同文本，大多合同责任划分不清，缺乏对合同事件各参与方相应权责、违约的具体后果及处理方式方法的全面定义和具体明确的描述。部分软件开发合同文件对履约双方约定的权利、义务显失公平，如过多地强调了软件开发方的权利义务，对业主的制约条款相对较少，特别是对业主违约、赔偿等方面的约定不具体、不明确，也缺少行之有效的处罚办法。凡此种种，软件开发合同的有失公平和公正，履约双方的责权严重不对称，是项目实施后，合同款项无法兑现的主要原因。

        在竞争激烈的软件市场上，工程的发包和承包是一项充满风险的事业，软件软件开发企业应如何有效的控制与规避风险，这是企业必须面对的首要问题，首先要签订完善的软件开发承包合同，尽量使风险发生的概率和损失降到最低程度。
 

1.4 合同管理人员的整体综合素质偏低 

        目前中小型软件企业从事建设工程项目合同管理的人员，大多数是非专业出身，有的是程序员和企业管理人员，也有的是刚走出校门的大学生，人员的思想素质，业务能力参差不齐。有的虽具备一定的专业知识，但缺少经济管理和法律方面的知识和经验。有的具备经济管理和法律方面的知识，却又不懂软件开发。更有甚者，既没有专业知识，又没有软件开发实践经验，更谈不上具备经济管理和法律方面的知识了。合同管理是一项专业性强、知识面宽、法律法规意识要求高、需要丰富实践经验的管理工作，合同管理人员必须具备多方面的知识和能力。目前缺乏合同管理专业人才，已成为影响中小型软件企业管理和发展的主要瓶颈之一。

2、提高中小型软件企业合同管理水平的途径

2.1 加强合同教育，重视合同管理人才的培养和引入

        软件企业内部应该加强合同意识，强化法制观念，加强对《合同法》、《招标投标法》等一系列法律、法规的学习，使全体员工能够熟悉和使用这些法律、法规。只有依照法律、法规从事软件开发活动，才能受到国家法律的保护，才能真正地维护自身的合法权益。

        在企业中人才是最宝贵的财富，是企业管理工作的基础。实施企业人力资源战略计划，是提高企业合同管理水平的根本途径。提高和改善企业的合同管理人才素质结构，可采用自己培养、外部聘用或与专业合同管理和研究机构建立长期合作关系等方式，如组织企业中高层领导人员和有关职能人员进行合同管理轮训、定期组织合同管理经验交流会、邀请合同管理专家讲学、定向培养合同管理专业人员、从高校毕业生和社会人才市场引入合同管理人才、或与高等学校、咨询单位合作进行合同管理的研究和并指导实践。同时，选拔具有一定合同管理素质的管理人员进入领导层、设立合同管理专项奖励基金等有效手段，在企业范围内营造重视合同管理、尊重合同管理人才的氛围，为合同管理人才的培育提供良好的环境。

2.2 优化企业和项目的管理组织结构

        软件开发项目的组织和其他项目有着很大的区别，软件项目组成员宜小而精，并且很多项目是常驻在客户方进行实施，公司很难对项目实施有效的监管，造成将在外军令有所不从的情况很严重。

        为适应市场的竞争，软件企业应根据自身的发展，结合软件项目管理和合同管理的特征，优化企业和项目管理的组织结构，或进行资产组合，并购联合，增强实力。或走专业化发展的道路，向适应性强、小而专、小而精的有特色的企业组织形态发展，努力提高专业化，协作化水平。同时，在各相应管理层设置独立的合同管理职能部门，科学界定和协调合同管理职能部门与其它职能部门的权责、工作流程的配合要求等接口设置问题，定期或不定期地由最高领导层牵头举办合同管理职能部门的协调会，及时根据合同管理工作的实际运行情况，调整组织机构设置和解决权责划分的缺陷，总结工作经验和教训，处理和协调存在的争议和摩擦，进一步优化合同管理工作程序。

2.3 建立和完善合同管理制度体系 

        在软件项目合同教育和组织优化取得一定成绩的基础上，软件企业还应进一步深入研究合同管理活动不同阶段的具体特征、要求、管理控制手段、工作侧重点等问题，结合企业合同管理的可利用资源状况和实际管理水平，建立科学的合同管理制度，强化合同管理职能，突出合同管理的关键点，如企业和现场合同文档管理制度、合同审查制度、合同交底制度和合同后评价制度等管理控制，将企业的合同管理活动制度化、规范化、标准化，保证合同管理的综合质量。同时建立企业的监督保障机制，监察和考核合同管理人员的工作表现和业绩，加强合同管理制度的刚性约束效力，严厉打击和查处各种乱纪和失职行为，保证合同管理制度的有效贯彻。

2.4 建立和完善合同文本体系，建立合同信息管理系统 

        不同软件企业因其管理资源状况、历史经验等因素的影响，合同管理工作都具有其特色，即使是以同一标准文本为蓝本，在最终工程合同文本中亦会呈现出一定的独特性。因此，为简化和规范企业的合同管理行为，保证合同管理的效率和效益，软件企业有必要根据本企业合同管理特点和优势，综合考虑工程类型、业主管理风格、项目管理方式等不同要素，建立本企业的合同标准文本体系，特别是在软件项目管理组织中，处于自身管理范围之内的标准文本，如各种专业性分包工程标准文本、不同分包方式的分包招标标准文本等。同时，根据企业经营战略目标，密切关注国内外有关标准文本及其与各自经营地理区域内合同履约环境协调、适应性的发展变化，根据企业合同管理工作积累的经验教训，及时补充和完善合同标准文本体系。

        由于合同种类多，数量大，合同变更频繁，且在履约中往来函件和资料较多，故合同管理系统性强，软件企业如果仅仅依靠人工管理，则费时费力，信息传递慢，而管理不能及时到位，必将造成合同损失，尤其是时效性要求高的需求变更，若不能按时提供必要的合同履约信息，将会导致客户的需求得不到及时的响应，造成开发上的浪费。因此，在软件开发企业这样一个高新技术企业，合同管理应建立在信息管理的基础上，软件企业应大力推行合同管理信息化，建立企业合同信息管理系统，以提高企业合同管理的效率，提高企业的合同管理和经营管理水平。 

3、  结束语

        总的来说，中小型软件企业的总体合同管理水平还十分落后。随着国内、国际两大市场的逐步接轨，软件市场的竞争必将日趋激烈，软件企业应重视和研究软件项目合同管理工作，从战略高度对合同管理工作进行重新审视和分析，企业领导者在充分把握自身竞争优势力量、现有可利用资源状况、企业发展战略目标的基础上，应深入分析不同区域、不同类型软件开发的业主对软件企业服务的具体要求，采取针对性的合同管理战略。在企业内部，软件企业应通过全面提高员工的合同履约意识，结合并突出企业自身的管理风格，树立企业与众不同的市场形象，提高企业经营管理特别是合同管理水平，增强企业的综合竞争力，在软件市场上争取更大的生存和发展空间。