浅谈如何规范烟草企业合同管理

  发布时间：2009/12/16 15:21:56 点击数：

导读:市场经济是法制经济，也是诚信经济。在新形势下，烟草企业走向市场、成为市场主体，就必须坚持依法经营，坚持诚信为本，塑造良好的企业形象，以赢得信誉，赢得效益。烟草企业诚信经营，一个极其重要的表现就是企业合同…

 市场经济是法制经济，也是诚信经济。在新形势下，烟草企业走向市场、成为市场主体，就必须坚持依法经营，坚持诚信为本，塑造良好的企业形象，以赢得信誉，赢得效益。烟草企业诚信经营，一个极其重要的表现就是企业合同规范化管理，具体包括企业对外依法以合同形式开展经济活动、对内形成以合同流程管理为主的风险防范机制。烟草企业加强合同规范化管理，对于提高企业市场竞争力、保持持续稳定发展具有重要作用。
　　 一、烟草企业合同管理工作的现状
　　 近年来，烟草行业始终把规范经营作为各项工作的重中之重，合同规范化管理工作在烟草企业得到逐步重视和加强。但是，由于行业发展历程中合同管理工作薄弱和管理水平低下，部分烟草企业忽视对合同的管理，流于做做表面文章，行动上还是墨守成规陋习。长期以来，多数烟草企业缺乏法律风险防范机制，对合同的规范化管理存在或多或少的问题，导致合同管理难以发挥应有的效用。
　　 分析烟草企业在合同管理不规范的原因，主要有以下几个方面：一是合同法律意识不强，企业在合同管理工作上重视不够，领导不力。二是合同管理制度不到位，在合同工作上有章不行，违章不究，缺乏必要的监督机制。三是合同主要内容不全，企业在合同订立过程中无审核把关或审核把关不严，合同规定一套，业务活动又是一套，造成合同内容与经济活动的脱节、移位，合同风险无限增大。四是合同履行无信，运转无序，合同履约率低下，导致合同文书成为一纸空文。五是合同管理工作薄弱，合同档案残缺或者没有，一旦发生合同纠纷连最基本的合同资料都难以找全。这些不规范的原因并非一朝一夕所能形成，也不是一天之内就能够彻底摒弃的。烟草企业只有正确认识当前企业在合同规范化管理工作中存在的不足与问题，依法建立规范化管理的长效工作机制，合同管理才能与企业的其他工作一样步人规范有序的良性运转轨道，合同也才能发挥出应有的经济效用。
　　 二、合同规范化管理的机制内容
　　 烟草行业正在深入进行取消县级烟草公司法人资格、构建规范母子公司体制等改革工作。从未来组建大企业、大集团的要求来看，合同规范化管理也是企业内部抓规范、外部树形象的必然。从长远发展的角度看，烟草企业制定统一的合同规范化管理工作规程将是可行的，规范化的合同管理也将为烟草企业的健康发展发挥重要作用。
　　 烟草企业合同管理是一个动态过程，是管理机构和管理人员运用科学管理方法来实现预期的合同管理目标的活动过程。企业合同管理主要围绕合同的订立、履行、变更、解除来开展活动，可分为四个管理环节，即合同签订准备、合同的订立、合同的履行、合同履行后的管理。这四个环节是相辅相成的、密切联系的，其管理流程可表示为:合同的审批立项——起草合同文本初稿——审核把关——形成正式合同文本——合同双方签字盖章——合同生效——分类编号保管——合同履行——合同履行后的管理。
　　 （一）充分做好合同签订前的准备工作。签订前的准备工作是订好合同的前提，是烟草企业对外经济活动进行合同立项的根据。一是要做好市场调研工作。主要是进行市场分析、风险预测和资料收集等工作，确保确定的合同项目真实、可行、有利。二是要寻找合适的合作方作为合同当事人。 三是合同双方进行初步磋商，就合同的主要内容达成初步意项，为下一步签订正式书面合同打好基础。
　　 （二）严格进行合同签订过程中的审核把关。合同订立过程的审核把关，对于合同的内容的合法、有效、权利义务一致性以及合同目的的实现等具有至关重要的作用。一是依法起草合同文书。合同文书的起草以双方合意为依据，从合同管理角度，烟草企业合同应当避免采用口头形式，由双方约定或依法律规定采用书面形式订立合同。二是严格对合同初稿进行审核把关，做到合法合规，降低合同风险，实现合同利益最大化。三是在对合同初稿审核修改的基础上形成正式合同文书，并按照合同约定的份数印制。正式合同一经确定，双方未经协商不得随意更改内容，保证正式合同的权威性、严肃性。四是严格按照合同订立程序履行合同的签字盖章手续。合同文书由双方法定代表人或委托代理人亲自在合同书上签字，再加盖单位公章或合同专用章，确保合同依法成立并对双方具有法律约束力。
　　 （三）切实加强合同履行过程中的监督管理。依法成立的合同正式生效后，合同进人履行的实质性阶段。合同履行是企业素质的综合反映，烟草企业加强对合同履行情况进行必要的监督管理，是合同得以实际履行的重要保证，也是提高企业合同履约率、树立诚信经营形象的必然要求。一是加强合同的专门管理。烟草企业对已生效的合同在内部进行分类编号，建立合同管理台帐，记录合同订立、履行情况。同时实行合同管理报表制度，定期反映合同履行动态，对合同实施动态管理。二是加强合同履行过程中的监督检查，及时掌握企业合同的执行情况，按约定履行合同义务。发现问题应依法及时采取相应措施。三是加强合同的变更、解除的管理。经双方协商一致，合同可以变更或解除。出现约定或法定的事由时合同也可以变更或解除。但是，必须注意尽到保密、通知、协助等相应的义务。四是加强合同文本资料的收集保管，如合同文书、合同履行过程中的有关电报、传真、补充协议、图表等，避免因资料的丢失、被盗而出现违约事件。
　　 （四）认真进行合同履行后的规范管理。合同约定的全部义务履行完毕后，该份合同才算正式终止，在管理上只需按要求做好合同档案资料保管工作就行了。但是，有许多合同并非全部实际履行完毕，而是存在合同履行后的后续义务以及其他意外终止、解除的情况，如果不加以更加严格的规范化管理，在这一阶段就极易产生争议和纠纷。一是关于合同后续义务的规范化管理。主要表现在售后服务和前面已提到的保密义务、协助义务等。烟草企业履行好这类义务，是在提高合同履约率的基础上继续讲求诚信、以信取人的表现，有利于更好地树立诚信形象。二是妥善处理合同争议。一旦发生合同争议，烟草企业应正确、及时地予以处理。可以根据实际情况采取双方协商解决或调解，必要时依法提起仲裁或诉讼，以维护烟草企业合法权利。
　　 三、实行合同规范化管理的对策
　　 烟草企业的合同范围包括了企业生产经营方方面面的工作。对于烟草企业而言，实行合同的规范化管理是企业内部的一项系统工程，需要企业各职能部门相互协作。
　　 （一）相应的组织保障是合同规范管理的根本要求。一是要成立烟草企业合同管理领导机构。一般称之为合同管理领导小组，由法定代表人担任组长，对企业合同管理负全责。领导机构成立后必须有明确的工作职责，表现为对本企业合同管理工作的领导。二是要成立专门的合同管理部门和专职合同管理人员。专门的合同管理部门可以称为企业“法律事务室(部、处、科等)”，其职责是对烟草企业合同进行具体管理，包括合同签订、履行、保管和对合同经办人员进行合同法律知识培训等。三是烟草企业必须高度重视合同规范化管理工作。合同规范化管理工作实行企业法定代表人负责制，领导班子成员中至少应有一名副职领导具体分管企业合同管理工作，确保合同规范化管理工作落到实处。
　　 （二）健全的管理制度是合同规范化管理的关键。一是要建立专门的企业合同管理办法。企业合同管理办法必须符合我国法律规定，能适应市场经济需要和结合企业实际，是企业全部合同行为的规范准则。企业合同管理办法一般规定适用范围、基本原则、合同形式、一般条款、签订程序、委托代理、履行、变更、解除、争议的处理和罚则等内容。二是要建立合同专用章管理制度。明确规定企业合同专职管理部门是合同专用章的保管、使用单位，合同专职管理人员是合同专用章的专门保管和使用人。 三是建立相应的合同传递、检查、报告、档案管理和合同纠纷处理等制度。
　　 （三）必要的硬件设施是合同规范化管理的基础。硬件设施主要是指企业在合同管理工作方面必须具备的办公条件。随着办公自动化条件的不断成熟和企业信息化管理水平的不断提高，合同管理工作应当全面实行微机化管理，从而实现企业合同管理资源的信息共享。在组织到位、制度健全的前提下，必要的和先进的办公条件对于合同的规范化管理工作将打下坚实的物质基础。
　　 （四）长效的监管机制是合同规范化管理的保证。合同规范化管理既是企业对外竞争与发展的需要，也是企业自我完善的需要。为此，建立长效的监督管理机制，对于企业严格规范合同管理工作是十分必要的。一是加强企业内部的监督管理。在合同签订、履行和管理的各个过程中，烟草企业可以进行相应的财务监督、审计监督和纪检监督，企业内部相关职能部门要发挥各自的监管作用，确保合同管理工作中不出现违法违规违纪、危害国家财产安全等现象和问题。二是主动接受社会监督。烟草企业可以长期参加由相关政府部门组织类似“重合同、守信用”评比活动，也可不定期地参加一些社会团体组织的以诚信为内容的活动，将企业的合同管理工作置于社会监督之中，由广大消费者、客户单位、社会各阶层对企业的合同行为进行评价。社会监督既可促进企业规范合同管理工作，又可树立企业在社会上的良好的诚信文明形象。三是积极接受有关司法行政机关的专门监督和专业指导。
　　 （五）完善的教育机制是合同管理不断规范化的动力。适应市场竞争的需要，烟草企业必须逐步发展成学习型企业，完善的教育机制将为企业的发展提供源动力。合同管理工作的不断规范化也需要企业拥有成熟的、完善的教育机制。一方面，通过加强合同业务员、合同管理员合同法律知识及相关法律知识的学习，不断提商合同业务员、管理员在合同工作方面的能力和水平。另一方面，相应的法律知识培训也利于规范企业各项工作，促进依法治企。
　　 烟草企业长期的计划体制与行业垄断，造成了企业面对市场竞争的缺乏法律风险防范机制，这更加需要我们注意在发展中不断规范合同管理。烟草企业在发展的过程中要适应市场竞争需要，一方面要按照《合同法》等国内法律规定不断规范合同管理，依法治企，守法经营。另一方面还要要积极学习和运用WTO规则和有关国际惯例的规定，在合同管理工作上把国内法律规定与国际规则结合起来，不断提高合同管理水平。烟草企业才能从容应对国内国际市场竞争，更好地利用合同行为依法维护企业权利，实现企业更长远的发展，不断推动我国烟草行业整体的持续健康稳定发展。