企业合同管理如何适应新形势

  发布时间:2009/12/16 15:24:07 点击数:
导读: 不久前,我们深入青岛市的部分外向型企业进行了合同管理专题调研。为使调研更具代表性、典型性和广泛性,我们分别选择了海尔、港务局等大型企业,万福、亚西亚等农产品加工出口企业,还有金王集团等私营企业。我们发…

 不久前,我们深入青岛市的部分外向型企业进行了合同管理专题调研。为使调研更具代表性、典型性和广泛性,我们分别选择了海尔、港务局等大型企业,万福、亚西亚等农产品加工出口企业,还有金王集团等私营企业。我们发现,一些多年从事外向型经济的大型企业,在合同管理方面已经“入世”,而更多的企业合同管理水平则亟待提高,需要引起企业和政府的重视。

  一、部分企业合同管理水平逐年提高,经验值得借鉴

  海尔在实践中所创造的“SST”制度(质量市场链管理模式)值得借鉴。其中,以市场管理的手段对“合同管理质量”进行监控是“SST”链条中的重要一环,也是其特色之一。海尔法律事务中心的主任与合同管理员不是上下级的关系,而是市场关系。合同管理员的工资不是由上级决定,而是由市场来决定的。合同管理员的“市场”来自海尔集团下属企业送交到法律事务中心的“合同书”,下属企业对法律事务中心的合同管理员有选择权。谁的能力强,谁审查合同从来不出“事”,谁的“点击率”(被选择率)就高。而每份合同的审查是有价钱的,审得越多,工资就越高。“点击率”低的不仅工资低,且要遭淘汰。

  海尔设有内部“仲裁庭”,庭长是法律事务部的主任,仲裁员来自相关部门。如仲裁案件是一项技术纠纷,除庭长外,需要选下属企业技术专家为仲裁员,以体现其权威性和公正性。“仲裁庭”的设立,有利于解决市场链条中环与环之间的矛盾及摩擦,分清部门与个人相互间的责任,打破了过去有问题找领导的行政做法,以法律手段取代了长官意志。

  青岛金王集团是一家以生产艺术蜡烛为主的私营企业,其产品在欧美市场叫得很响,仅2001年产品销售额就达到5.3亿元。企业根据自身特点和经验,总结制定了《销售人员订单执行规程》。其中规定:销售人员在与客户洽谈完成后,必须使用公司统一的汇信合同软件,在电脑上提交审批生效。合同编号形式为**/**/****/***/,共11位数码。其中,第一字节为年份;第二字节为业务员代码;第三字节为客户代码;第四字节为序列号,代表该客户的交易次数。

  公司对合同实施跟踪管理。合同审批生效后,由合同管理员登记归档进入跟踪程序,并负责监督合同是否执行及按期履行。对业务员的要求,也不仅仅是签订合同就完事。有关部门收到合同文本后,先通知合同管理员;合同管理员登记后转至业务员,业务员在3个工作日内填写完成详细的内部作业流程单,然后交给“跟单员”;“跟单员”须在3个工作日内完成所有订单的工厂确认工作,并一直延续到报关出口———索赔处理———撰写财务分析报告等。

  正是由于严密的管理体系和符合WTO规则的合同管理制度,金王集团目前已成功牵手世界著名大公司沃尔玛、家乐福、麦德龙,仅美国沃尔玛一家对其的采购量就占金王出口总额的20%。而最近美国西尔斯也与其签订了2003年合作计划,其中涉及订单金额达1240万美元。

  二、多数企业仍需艰苦努力,尽快迎头赶上

  就更多的企业而言,由于其组织形式、经营规模、管理水平的不同和决策层领导个人素质的差异,在合同管理上还存在一些问题。

  比如,加入WTO后,使我们的企业需要越来越多地与外国人打交道,做生意也将更直接地面对国际市场。一系列的国际贸易规则不仅要求我们遵守国内的法律,同时还必须符合WTO相关规则的要求。而这一切必须以诚实信用为前提,以严格履行合同为保证。这既是法律的要求,也是企业生存发展所必须坚守的底线。然而许多企业还没有意识到这个问题,缺乏紧迫感,思想观念仍停留在前些年的基础上,甚至还在等待政府对入世后怎么办发出指令。对合同管理与质量管理乃至企业发展的关系,在理性上的认识还有差距。一些企业花在广告上的力量不小,而在合同管理上下的硬功十分有限,“跟着感觉走,你走我也走,过河随大流”现象比较普遍。

  不少企业缺少专门或兼职的部门负责合同管理,有的兼职人员不懂合同,有的企业所有的合同都依赖于兼职的法律顾问或律师,合同管理的现代化程度还不高。如为数不少的国内企业在与海尔的合作中很不适应,不懂得年度供货合同要和海尔网站上下载的供货单据以及货物运输单据、入库单据、财务结算单据、来往信函一起联系,才能组成一个完整的合同。

  不少企业还没有实现合同管理的电子化、网络化。一些中小企业和私营企业的合同台账仍然手工填写,随意涂改,合同文本使用不规范,合同的主要条款漏项,甚至不知道国家还有示范文本。《合同法》实施已经3年多,有的企业在签订合同时仍然以《经济合同法》为依据。

  由于合同管理不规范、制度不健全,企业间相互拖欠还很严重,有的不得不专门设立“清理拖欠款办公室”,造成效益很差、职工下岗,有的甚至因此而破产。在执行合同中,一些公共项目特别是城市建设方面,政府拖欠企业资金的现象也比较普遍,给企业的经济利益和树立诚信理念带来一些负面影响。

  另外,法律滞后也给合同管理工作带来一些不利影响。《合同法》虽然比《经济合同法》完善了许多,但由于没有配套法规,使得《合同法》赋予工商行政管理机关的行政执法职能过于笼统,在查处合同违法案件的实践中,工商部门的一些规章经常让法院、律师在认定上产生分歧。有些规章还属于《经济合同法》时代的配套内容,如一些转致条款所衔接的还是《投机倒把行政处罚暂行条例》,因此在具体执行中不仅操作性差,且与法院等很难达成一致,从而导致基层执法过程中对利用合同进行欺诈的行为打击乏力。

  三、加强企业合同管理的建议与对策

  面对目前企业合同管理的现状,如何适应入世的需要,这是一个既紧迫又艰巨的任务,必须从现在抓起并且持之以恒。我们要从建立信用社会、促进社会主义市场经济健康发展的高度出发,重点抓好以下工作。

  诚信是做人之本,也是企业生存、发展之本;合同既是维系诚信的基本准则,也是一种法律规范,要在开展法制教育的过程中加大对《合同法》的宣传教育力度,提高全民尤其是企业对《合同法》的认识水平,增强严格按合同办事的自觉性。

  工商部门作为法律确定的执法机关,要进一步适应现代市场体系发展的要求,结合我国国情,重新审视我们按《合同法》实施合同管理工作的重要意义,深入理解合同在建设信用体系中的地位和作用。一方面,要加强内部人员的素质培养,严厉打击合同欺诈行为;另一方面,要注意引导广大企业正确运用《合同法》,在经济往来特别是与外国企业交往中,正确运用WTO的规则和我国《合同法》的相关规定,保护企业的合法权益。要通过开展“守合同、重信用”等活动,指导企业建立组织、健全制度、改善管理。要通过各种形式积极推广先进企业的合同管理经验,引导广大企业的合同管理向更高的目标迈进。

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